21.03.2018

Независимая инвентаризация в заведениях общепита

 

  Периодически проводимая инвентаризация – процедура, обязательная к проведению для каждого заведения общепита, будь то кофейня или крупный ресторан. Большинство людей считает, что это скучное и необязательное мероприятие, что не совсем так. Инвентаризация позволит владельцу ресторанного бизнеса держать ситуацию под контролем и избежать многих проблем, ведь процедура может быть проведена в преддверии плановой проверки Роспотребнадзора, а кроме того, она является эффективным инструментом в борьбе с воровством и недобросовестностью отдельных членов трудового коллектива. Разумеется, к решению подобных вопросов лучше привлекать независимых ревизоров, и с этой задачей на отлично справятся специалисты компании TSD-invent.

Целесообразность проведения инвентаризации

  Зарубежные рестораторы прекрасно знают о своей обязанности: раз в месяц проводить инвентаризацию. Их российские коллеги освобождены от этой ежемесячной повинности, но по закону они обязаны проводить подобную процедуру раз в год, что чётко прописано в гл. 25 Налогового кодекса. Основная цель данного мероприятия заключается в том, чтобы навести порядок в своём «кулинарном хозяйстве». Благодаря инвентаризации, можно будет оптимизировать издержки, подкорректировать технологические процессы, повысить всевозможные показатели, а также поставить надёжный заслон сотрудникам, путающим чужое со своим.

  Также, инвентаризация позволит убедиться в том, что производится безошибочное ведение учёта, ведь в ходе процесса удаётся установить: все ли накладные оприходованы, не превышены ли нормы списания, вся ли учётная документация проведена и соответствует ли автоматическое списание правилам складского учёта. Если инвентаризация проводится чаще, то с её помощью можно выяснить: какие продукты перешли в разряд просроченных, и какие требуют пополнения запасов. Помимо этого, всегда найдутся позиции, которые и вовсе стоит вывести из меню.

Особенности современной инвентаризации

  В основе современной инвентаризации лежит принцип штрихкодирования. При необходимости, специалисты компании TSD-invent промаркируют каждый элемент, подлежащий учёту, для чего на него наносится штрихкод, который впоследствии сканируется терминалом сбора данных. Примечательно, что практически все предметы, мебель и продукты имеют уникальный штрихкод, что существенно облегчают задачу лицам, проводящим процедуру. Его наличие тщательно проверяется членами инвентаризационной комиссии перед проведением мероприятий, причём на каждой номенклатурной единице. Если по каким-то причинам штрихкод отсутствует, то он изготавливается прямо на месте, для чего используется портативный принтер.

  Оклейка объектов стикерами со штрихкодом – это далеко не единственная сопутствующая операция, потому что любой клиент компании TSD-invent вправе заказать такую услугу, как создание фотобанка основных средств предприятия общественного питания. То есть, специалисты могут подготовить фотоматериалы, на которых будут изображён каждый предмет, подвергшийся инвентаризации, что позволит предоставить заказчику максимально полный отчёт о проделанной работе.

Преимущества учёта на базе штрихкодирования

1.    Компания TSD-invent использует стикеры со штрихкодами, устойчивые к воздействию влаги и иных негативных факторов.
2.    Применяемая технология исключает повреждение стикеров, что не подразумевает их переклейку перед каждой инвентаризацией.
3.    Процесс проводится с использованием самого современного оборудования и передового ПО.
4.    Сокращение сроков процедуры за счёт активного применения новых технологий, а это значит, что заведение общепита сможет принять клиентов через короткий промежуток времени.
5.    Отсутствует необходимость в привлечении персонала предприятия общественного питания к проведению процедуры.
6.    Точность всех подсчётов обеспечивается во многом благодаря грамотному подходу и ответственности специалистов. Потому что существуют объекты инвентаризации, требующие взвешивания, и эта операция обязательно проводится, и на такой товар изготавливается персональный штрихкод.

В каком типе инвентаризации предприятие общепита нуждается больше всего?

  Специалисты компании TSD-invent проводят 2 типа инвентаризации: ОС предприятия (столовые приборы, посуда, технологическое оборудование, мебель) и товарных запасов. Осуществление процедуры первого типа требуется для того чтобы установить функциональную картину заведения, ведь благодаря этому владелец бизнеса получит полное представление о том, каким количеством оборудования и предметов мебели располагает его предприятие на текущий момент.

  Процедура второго типа подразумевает перепись товаров, имеющихся в наличии на предприятии, и учитывая специфику его работы, это: продовольствие, спиртные и безалкогольные напитки, табачная продукция, зубочистки, салфетки и прочие сопутствующие товары. Доподлинно никто не знает, какой тип инвентаризации важнее, поскольку это определить невозможно. Для владельца одинаково важно состояние и численность ОС, и количество товарных запасов.

Как проходит процесс

  Перед проведением мероприятия инвентаризаторы компании TSD-invent подготавливают план проведения работ, и для каждого отдельно взятого случая он индивидуален. То есть, план составляется под конкретного заказчика. Подготовленный план обязательно должен пройти согласование у клиента, который и определяет наиболее подходящее время и дату. Инвентаризационная комиссия все действия осуществляет в полном соответствии с подготовленным и согласованным планом, в котором также чётко отображены все предпочтения заказчика.  В целом, процесс инвентаризации выглядит так:

1.    Предварительно на объект выезжает специалист, уполномоченный оценить масштаб работы и сделать опись категорий товаров, подлежащих пересчёту.
2.    Обязанности специалистов распределяются так, как это указано в плане, что исключает вероятность ошибок при проведении подсчётов.
3.    Инвентаризаторы выезжают на объект с тщательно подготовленным и проверенным оборудованием.
4.    Если площадь помещения большая, то оно делится на отдельные зоны, и каждая из них предназначена для работы определённой группы инвентаризаторов.
5.    Клиент должен предоставить базы данных с информацией о товарных категориях.
6.    Специалисты приступают к считыванию штрихкодов. Подобные действия они проводят с каждой товарной единицей.
7.    Вся информация, собранная сканерами, передаётся на компьютер, и на её основании создаётся инвентаризационная опись.
8.    Чтобы обработать полученную информацию, требуется синхронизация терминала сбора данных с бухгалтерскими программами и операционной системой ПК. То есть, ввод данных осуществляется не в мануальном, а в автоматическом режиме.
9.    Формируется отчёт, который предоставляется клиенту. 

Как видно, инвентаризация – это процедура, состоящая из трёх этапов (подготовка, проведение, анализ), и её выполнение лучше доверять профессионалам.

Ошибочное мнение

  И по сей день, некоторые руководители предприятий общественного питания считают, что для проведения инвентаризации незачем привлекать сторонние организации. Потому что якобы процесс, осуществляемый с привлечением собственных ресурсов, протекает гораздо быстрее и менее затратно, чем с участием независимых инвентаризаторов. Стоит отметить, что специально обученный персонал, имеющий на своём вооружении передовое оборудование и все средства труда, работает более производительно, причём риск возникновения ошибок, в которых замешан человеческий фактор, стремится к нулю.

  Бывает, что потенциальных клиентов отпугивает стоимость проведения мероприятия, поскольку они доподлинно не знают, по каким критериям оценивается труд независимых инвентаризаторов. Для расчёта стоимости инвентаризации используются специальные формулы, в которых учитывается целый ряд параметров, например трудозатраты, объём работ, количество единиц имущества и пр. Применение автоматизированных сервисов позволяет существенно ускорить процесс, что положительным образом отразится на работе предприятия, ведь процедура займёт не 3-5 дней, а всего одну ночь или чуть больше.

Преимущества обращения в компанию TSD-invent

1.    Инвентаризация предприятий общественного питания – это процедура, которую могут заказать владельцы кофеен, столовых, кафе, ресторанов, закусочных и баров вне зависимости от того, в каком городе РФ находится объект.
2.    Широкий перечень дополнительных услуг (опознание основных средств, оклейка стикерами со штрихкодом, создание фотобанка ОС, предоставление отчёта в предпочитаемом формате и пр.).
3.    Возможность проведения процедуры в ночное время или нерабочие дни.
4.    Составление индивидуального плана с учётом всех особенностей заведения общепита.
5.    Высокая скорость работы, что достигается, благодаря профессионализму сотрудников компании TSD-invent и использованию ими высокотехнологичного оборудования.
6.    Для каждого субъекта бизнеса технологии подбираются индивидуально.
7.    В процесс вовлекаются только высококвалифицированные сотрудники, прошедшие специальную подготовку и имеющие большой опыт работы.
8.    Даже самая технически несовершенная система учёта на предприятии не может стать преградой для проведения полноценной инвентаризации.

Почему автоматизированная инвентаризация лучше мануальной?

  Автоматизированные программные комплексы позволяют получать оперативную и достоверную информацию о движении всех товаров. Кроме того, отчёты предоставляются в предельно короткие сроки, что исключает занесение в них данных, не соответствующих действительности. Персонал заведения общепита в процедуре не участвует, что очень выгодно владельцу бизнеса и невыгодно лицам, совершающим хищения или ведущим неправильный учёт. Ранее, на проведение процедуры в мануальном режиме, с использованием бумажных носителей, могло потребоваться до пяти суток, применение автоматизированных сервисов позволило сократить время до минимума.

  Для облегчения ведения учёта продуктовых запасов, блюда могут быть разложены на отдельные компоненты, согласно технологической карте. А каждая новая позиция, поступающая на склад, получает персональный штрихкод, который может быть использован и в других операциях, не связанных с подсчётом. Но самое главное: руководство сетевых заведений общепита может настроить режим ограниченной функциональности, что поспособствует отслеживанию документов по излишкам и недостачам, а также пресечению воровства.

Частота проведения инвентаризации

  В некоторых случаях данная процедура обязательна, и её должны проводить все предприятия, занятые в сфере общественного питания. Инвентаризация, проводимая раз в месяц, называется полной или контрольной, и о том, что она предстоит, заранее оповещаются материально-ответственные лица. Разумеется, они заблаговременно готовятся к этой процедуре, которая носит чисто формальный характер, при условии, что проводится собственными силами предприятия. А ведь её важность трудно переоценить. Жаль, что это понимают не все владельцы бизнеса.

  Для выявления ошибок в учёте и установления фактов воровства и недостачи, рекомендуется проведение контрольной инвентаризации доверить профессионалам. Выборочные инвентаризации можно смело назвать очень эффективным инструментом в борьбе с человеческой непорядочностью, ведь подобные процедуры позволяют узнать, где и что именно недополучает бизнес, и чья в этом вина. В таком случае, подсчёту подвергаются определённые товарные позиции, наименование которых никому неизвестно. Данный инструмент позволяет выявить все злоупотребления, грубые нарушения и недочёты в организации учёта. Если персонал заведения достаточно опытен для того чтобы сфальсифицировать или исказить данные в отчёте, то вывести отдельных сотрудников на чистую воду поможет оперативная ревизия.