Вне зависимости от величины предприятия или организации, среди ее активов числятся товарно-материальные ценности (ТМЦ). Их причисляют к основным средствам (ОС) или относят к категории малоценных предметов, но постоянный учет, проверка наличия и оценка внешнего состояния является необходимой при любой классификации.
Помимо оборудования и техники к активам относятся материалы или сырье для производства, а также готовая продукция и иные товары. Учет этих позиций и их сверка с данными бухгалтерии также проводится в рамках инвентаризации.
Цель инвентаризации – выявление несоответствий между имеющимися ТМЦ и данными бухгалтерского баланса. Расхождения могут быть как в количественном, так и в качественном показателе, кроме того, комиссия устанавливает реальную стоимость предметов.
Процедура сверки проводится на основании устава организации (прописывается в ведении учетной политики компании) либо основанием служит распоряжение руководителя, издаваемое по мере необходимости.
Положение, регулирующее ведение бухгалтерского учета и отчетности, подразумевает обязательное проведение инвентаризации, если:
Кроме этого, инвентаризация проходит один раз в год при составлении и сдаче бухгалтерской отчетности. Процедура сверки активов будет обязательной и в случае ликвидации (реорганизации) предприятия.
Процесс инвентаризации товара проходит в 3 этапа.
1. Вначале руководитель организации составляет распоряжение (приказ), в котором указывается:
Комиссия должна состоять как минимум из двух человек, не являющихся материально ответственными, а, следовательно, заинтересованными лицами. Для получения достоверной картины руководитель нередко приглашает стороннюю организацию, которая проведет сличение ТМЦ.
На этом же этапе осуществляется подготовка первичной документации, подписанной материально-ответственными лицами. Акты приема-передачи подтвердят приемку товара на склад, оприходование всех поступивших активов или списание непригодных материалов.
2. Второй этап – непосредственная проверка ТМЦ на месте.
По ходу процедуры специалисты из состава комиссии составляют инвентаризационные описи, куда переписывают весь товар, подлежащий сверке. Поштучные активы пересчитываются, сыпучие материалы взвешиваются. Они могут учитываться и методом сплошного прихода. В этом случае в документы вносятся все ТМЦ, находящиеся на территории склада или иного помещения. Сотрудник от организации, ответственный за хранение и учет товаров, обязательно присутствует при процедуре сверки.
После того, как инвентаризационные описи в одном помещении составлены оно пломбируется, а комиссия переходит в другое место.
Некоторые товары отпускаются для непосредственного применения по прямому назначению. Их просчитывают по месту, где они должны находиться и использоваться.
Методические рекомендации по проведению инвентаризации содержат инструкции по составлению инвентаризационных описей. Их допускается вести вручную или и применением компьютерной техники. В первом случае не допускаются исправления, почерк должен быть разборчивым, надписи читаемы.
Если в рамках сверки товаров обнаружились ошибки в инвентаризационной описи, об этом сообщают председателю комиссии до того, как помещение будет опечатано. Вносимое исправление согласовывается со всеми членами комиссии и лицами, ответственными за ТМЦ. Итоговая опись должна сверяться с данными бухгалтерской отчетности на предприятии.
3. На третьем этапе бухгалтерия организации сопоставляет свои документы с данными, полученными в результате инвентаризации.
Недостачи и нестыковки оформляются в сличительных ведомостях. Они готовятся в 2-х экземплярах: для хранения в бухгалтерии и у материально-ответственного сотрудника. Стоимость недостающих активов и продукции вычисляется по первичным приходным документам, а излишки оценивают по рыночной стоимости.
Комиссии предстоит:
Итогом инвентаризации становится заключительный протокол, на основе которого руководитель вынесет приказ, утверждающий результаты деятельности комиссии. После этого бухгалтерскому отделу нужно будет либо списывать недостачу, либо оприходовать выявленные излишки товара.
Помимо описанных действий, существует ряд особенностей, которые свойственны именно сверке товаров.
Инвентаризация может проводиться длительный период времени, при этом ТМЦ могут потребоваться для производственного процесса или для непосредственного осуществления деятельности компании. Такие необходимые товары отпускаются материально-ответственными сотрудниками при членах комиссии. Для этого также потребуется получить разрешение за подписью главного бухгалтера и руководителя.
Отпущенные ценности фиксируются в отдельной описи для ТМЦ, выданных во время инвентаризации. Похожая ситуация с товарами, поступившими на склад в период проведения сверки. Расходные документы подписываются по всем правилам, но с дополнительной отметкой и подписью председателя комиссии (или уполномоченного члена комиссии).
На момент сверки некоторые товары могут доставляться к месту хранения или отгружаться со складов продавца. Комиссия должна проверять такие активы на основании сумм на счетах организации в соответствии с данными, предоставленными бухгалтерией.
К инвентаризации товаров следует подходить со всей тщательностью, ведь она является одной из мер, направленной на сохранение имущества компании. Сверка позволит грамотно и своевременно рассчитываться по хозяйственным договорам и осуществлять налоговые расчеты.
